Bei dem Handelsregister handelt es sich nicht nur um eine einfache Auflistung von Unternehmen, sondern auch von allen Kaufleuten einer bestimmten Region. Es gibt generell in Deutschland die Möglichkeit, den Handelsregister und seine Änderungen im gesamten Land einzublicken. In der Regel werden diese aber vom Amtsgericht für eine bestimmte Region verwaltet. Inzwischen verfügen auch die Schweiz und Österreich über ein entsprechendes System zur Registrierung. Innerhalb der EU wird versucht mit dem European Business Register eine ähnliche Möglichkeit zur Einsicht zu schaffen. Diese ist aber bei Weitem nicht so umfangreich und aktuell gepflegt, wie es in Deutschland der Fall ist.
Der Sinn des Handelsregisters liegt für Unternehmen, für Endkunden aber auch für Ämter und normale Verbraucher darin, eine möglichst hohe Transparenz herzustellen. Im Handelsregister bei den Amtsgerichten sind alle wichtigen Informationen hinterlegt, die zu einer Firma gehören. Dazu gehören die Eigner, die Adresse, sämtliche Daten über die Tätigkeit und in Fall von Kapitalgesellschaften auch die entsprechenden Bilanzen, die die Unternehmen unter Umständen einzureichen haben. Auf diese Weise können sich Kunden aber auch potentielle Geschäftspartner von sich aus über einen Kontakt informieren und sind nicht gezwungen, sich auf die Angaben der Firmen zu verlassen.
Der Einblick in den Handelsregister wird beispielsweise genutzt, um zu prüfen, wie hoch die Haftungssumme eines Unternehmens ist, wer die verantwortlichen Personen sind oder wer die Kommanditäre in einer KG sein würden. So kann bereits abgeschätzt werden, ob ein Unternehmen im Zweifel das Risiko einer Transaktion halten kann. Auch ist es wichtig, um zu prüfen, ob ein Unternehmer über die nötigen Rechte verfügt, ein Geschäft abzuschließen. In Deutschland können Unternehmen aber auch Privatkunden die Informationen aus dem Handelsregister vollkommen kostenlos einsehen. Das sollte inzwischen auch über das Internet möglich sein, in der Realität funktioniert der Zugriff aber noch immer per Fax oder Brief am besten.
Das Handelsregister selbst wird in die Kategorien A und B unterteilt. Auf diese Weise soll die Suche nach Informationen einfacher gemacht werden. Generell werden in keiner der Kategorien Kleinbetriebe erfast. Stattdessen finden sich in A die OHG, die GmbH und die KG wieder. In der Kategorie befinden sich die AGs und die UGs. Eine genaue Begründung für diese Form der Unterscheidung gibt es nicht. Durch die Novelle für die Überarbeitung der Handelsregister sollen Änderungen und Eintragungen heute auch gänzlich elektronisch möglich sein. Darüber hinaus verpflichten sich die Ämter, die entsprechenden Informationen auch über das Internet zur Verfügung zu stellen.