Wie viele andere Vorschriften die GmbH betreffend ist auch vorgeschrieben, wie häufig eine Gesellschafterversammlung einberufen werden muss. Diese muss mindestens einmal im Jahr zusammengerufen werden, die Gesellschafter müssen sich also einmal im Jahr zu einem gemeinsamen Termin treffen. Der einmal im Jahr stattfindende Termin wird auch als ordentliche Gesellschafterversammlung bezeichnet. Bestandteil dieses Termins muss übrigens ebenfalls die Feststellung des Jahresabschlusses sowie die Beschlussfassung über die Verwendung des Gewinns der GmbH oder der Kapitalgesellschaft sein.
Damit es zu einer fristgerechten Feststellung des Jahresabschlusses eines Unternehmens kommen kann, muss die Gesellschafterversammlung innerhalb von drei Monaten, jedoch spätestens innerhalb von elf Monaten nach Ablauf eines Geschäftsjahres stattfinden. Das Stimmrecht in einer Gesellschafterversammlung richtet sich nach den Geschäftsanteilen, wobei jeder Euro als Geschäftsanteil gerechnet wird und eine Stimme gewährt. Im Gesellschaftsvertrag kann daneben auch eine andere Regelung vorgesehen sein. Auch wenn ein Gesellschafter mehrere Geschäftsanteile besitzt, muss er einheitlich abstimmen. Es ist also nicht möglich, unterschiedliche Stimmen abzugeben, nur weil der Gesellschafter über mehrere Stimmen verfügt. Dies ist nur dann möglich, wenn der Gesellschafter ein berechtigtes Interesse nachweisen kann. Bei der Stimmabgabe sind insgesamt drei Varianten vorgegeben: Ja, Nein und Enthaltung. Wichtig ist, dass jeder Gesellschafter eine gültige Stimme abgeben muss. Die Stimmabgabe selbst erfolgt in der Regel mittels Handzeichen. Ebenfalls möglich sind Stimmzettel, dies wird vor allem dann genutzt, wenn die Stimmabgabe geheim erfolgen soll. Die Wahl der Methode für die Stimmabgabe ist die Aufgabe des Versammlungsleiters, der die Gesellschafterversammlung leitet. Enthaltungen zählen übrigens nicht als Stimmabgabe. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn es um wichtige, den Fortbestand des Unternehmens betreffende Entscheidungen geht. In den Gesellschaftervertrag sollte daher auch geschrieben werden, ob Beschlüsse mit mündlicher oder schriftlicher Abstimmung herbeigeführt werden oder ob es ausreicht, wenn es eine einfache Mehrheit oder eine 2/3 Mehrheit gibt.
In der Regel werden die Gesellschafterversammlungen von der Assistenz der Geschäftsführung des Unternehmens vorbereitet, wobei diese alle Gesellschafter per Mail oder per Brief zu dem Termin einladen. Bereits im Vorfeld sollte mit den Sekretariaten der Gesellschafter der Termin abgestimmt werden, damit dann auch alle Gesellschafter der Gesellschafterversammlung beiwohnen können. Meist wird für den Termin ein Veranstaltungsort außerhalb des Unternehmens gewählt. Nach der Gesellschafterversammlung treffen sich die Gesellschafter noch zu einem gemeinsamen Abendessen.