Sacheinlagen müssen nicht bilanzfähig sein, es ist auch nicht notwendig, dass diese als Aktiv- oder Passivposten geführt werden. Es ist lediglich verpflichtend, dass eine Sacheinlage auf eine GmbH übertragen werden kann. Gern gesehen werden Sacheinlagen bei der Gründung einer GmbH, bei der diese bekanntlich eine Einlage in einer bestimmten Höhe tätigen müssen. Diese Einlage geht anschließend in das Stammkapital der GmbH über. Anstelle einer ebenfalls üblichen Bareinlage dürfen die Gesellschafter daher auch eine Sacheinlage als Einlage mitbringen.
Echte Sacheinlagen sind Einlagen in der Form von Forderungen oder Grundpfandrechten wie Hypotheken und Grundschulden, dauerhaften Gebrauchsüberlassungen an Gegenständen, Handelsgeschäften sowie weiteren vermögenden Werten. Bei einer Sachübernahme ist ein Gesellschafter zu einer Geldleistung verpflichtet.
Es müssen im Gesellschaftsvertrag die folgenden Anforderungen enthalten sein:
- Genauer Sacheinlagenwert als Geldbetrag
- Die persönlichen Angaben des Sacheinlegers
- Detaillierte Gegenstandsbezeichnung der Einbringung
- Eine Vereinbarung, dass es der Gesellschaft dauerhaft möglich ist, über den übertragenen Gegenstand zu verfügen (geregelt ist dies in § 7 III GmbHG)
- Die Vereinbarung, in der steht, dass die Zahlung des jeweiligen Kapitalanteils anstelle einer Sacheinlage erfolgt ist
- Außerdem muss bei einer Sachübernahme im Vertrag eine Anrechnung auf den einzuzahlenden Kapitalanteil vermerkt sein.
Wird ein Handelsgeschäft oder eine Firma als Sacheinlage eingebracht, muss die Einbringung ebenfalls den Kundenkreis sowie das erforderliche Expertenwissen beinhalten. Wird nichts anderes vereinbart, gilt die Passiva des eingebrachten Unternehmens nicht zwangsläufig als übernommen. Es ist dennoch möglich, die Passiva zu übernehmen. Eingebrachte Sacheinlagen müssen in einem Sachgründungsbericht separat aufgeführt werden. Dieser Sachgründungsbericht ist nicht beurkundungspflichtig, weil er nicht Teil des Gesellschaftsvertrages ist. Daher genügt es, den Sachgründungsbericht schriftlich zu fixieren. Es ist jedoch notwendig, dass der Bericht von allen Gründungsgesellschaftern unterschrieben wird.
Sacheinlagen müssen stets objektiv betrachtet werden und müssen ebenfalls mit dem aktuellen Zeitwert zum Zeitpunkt der Gesellschaftsanmeldung im Handelsregister aufgenommen werden. Wird eine Sacheinlage eingebracht, müssen außerdem die beiden letzten Jahresergebnisse des Unternehmens angegeben werden. Wenn das Unternehmen erst kurzzeitig besteht, wird über den vorherigen Geschäftsgang Rechenschaft abgelegt. Das bedeutet, dass eine Angabe der bisher erzielten Unternehmensergebnisse notwendig ist. Bei einem Zeitraum von weniger als einem Jahr ist dies in der Regel wenig aussagekräftig.
Für die Tätigung einer Sacheinlage wird ein Sachgründungsbericht erstellt, der die folgenden Tatbestände aufweisen sollte: Anschaffungs- und Herstellungspreise, gutachterliche Bewertungen, Marktpreis, Sachzustand und Möglichkeiten einer Nutzung. Neben einer offenen Sacheinlage kann übrigens auch eine verdeckte Sacheinlage getätigt werden.
Die verdeckte Sacheinlage erfolgt anhand der Sacheinlagevorschriften des GmbH- und Aktienrechts. Dies funktioniert auf die Weise, dass die Gesellschafter lediglich eine formelle Bareinlagenpflicht vereinbaren, die dann gegenüber dem Handelsregister erklärt wird. Anschließend erfolgt eine Barschuld-Einzahlung. Es ist möglich, diese Barschuld-Einzahlung nach der Eintragung wieder durch einen Vermögensgegenstand eines Gesellschafters auszutauschen. Es ist üblich, diese Vorgehensweise bei einer Kaufvertragsabwicklung auszuführen. Daher besitzt eine Gesellschaft stets ausschließlich Sachwerte.