Obwohl es vorgedruckte Entwürfe gibt, kann ein Businessplan grundsätzlich von Gründern mit einem beliebigen Textverarbeitungsprogramm frei aufgesetzt werden. Eine gute Struktur und die Beantwortung aller Fragen, die sich Gründer selbst als auch potenzielle Investoren stellen könnten, ist das Wichtigste.
Ein Businessplan besteht für gewöhnlich aus zwei Teilen: einem Text- und einem Zahlenteil. Zuerst sollte es den Gründern im ersten Kapitel des Textteils gelingen, ihr Gründungsvorhaben kurz und prägnant zu erläutern. In den folgenden Kapiteln des Geschäftsplans werden die Details erläutert. Gründer sollten dann ihre Kompetenzen für das geplante Projekt darlegen und idealerweise einen Ausblick auf die am Markt herrschende Nachfrage gewähren. Je nach Produkt oder Dienstleistung, die die zukünftigen Unternehmer anbieten wollen, sollten auch Vertriebswege, Ressourcen, potenzielle Kunden und Kontakte erwähnt werden. So wird ersichtlich, dass das Vorhaben realistisch und wohlüberlegt ist. Auch die Preiskalkulation der gebotenen Produkte oder Dienstleistungen kann hier erläutert werden, ohne direkt mit einer Eingaben-Ausgaben-Rechnung zu beginnen. Die Erklärung, wie die zu erhebenden Preise zustande kommen, sollte auch für fachfremde Personen so nachvollziehbar wie möglich gestaltet werden. Jeder "Bonus", den die Gründer für sich verzeichnen können, sollte eine deutliche Erwähnung finden; hierzu gehören beispielsweise Erfahrung in der entsprechenden Branche, ein gutes Netzwerk potenzieller Kunden und Vertriebspartner, ein Alleinstellungsmerkmal am Markt, usw. Je detaillierter der Businessplan erstellt wird, desto größeren Nutzen bringt er. Wer Themen wie Werbung, Kundenakquise und etwaige Personalkosten nicht vergisst, zeigt die Ernsthaftigkeit seines Unternehmens.
Im zweiten Teil wird eine finanzielle Tabellenkalkulation erstellt, in der die im Textteil erörterten Preise zum Tragen kommen. Des Weiteren müssen Gründer hier eine realistische Schätzung ihrer Einnahmen und Ausgaben vorweisen. Im Normalfall werden Schätzungen für die ersten drei Jahre erwartet, wobei jeder Monat einzeln dargestellt wird. Auch die Anfangskosten, wie beispielsweise Kautionen für Geschäftsräume, Anschaffungskosten für Arbeitsgeräte usw., aber auch Startkapital, müssen Erwähnung finden. Nur so kann errechnet werden, ab welchem Zeitpunkt das Unternehmen beginnt sich zu tragen. Hierbei kann es für die finanzielle Unterstützung wichtig sein, dass das Unternehmen sich weder zu schnell rentiert, noch zu riskant erscheint. Wer zum Beispiel einen Gründungszuschuss bei der Agentur für Arbeit beantragt, erhöht seine Chancen auf Bewilligung, wenn er laut seiner eigenen Rechnung nicht von Beginn an schwarze Zahlen schreibt; eine gewisse Bedürftigkeit soll hier Voraussetzung für eine Unterstützung sein. Andererseits werden selbst private Investoren wie Familie oder enge Freunde zögern, sich zu beteiligen, wenn nach drei Jahren noch keine Rentabilität erreichbar scheint.
Ein Businessplan ist nicht nur für Investoren wichtig, die ihn benötigen, um über eine Unterstützung zu entscheiden. Wer sich an die Erstellung eines Businessplans macht, der geht einen wichtigen Schritt auf dem Weg in die Selbstständigkeit. Eine Überprüfung, ob die eigene Geschäftsidee tragbar ist, bietet Möglichkeiten zur Optimierung und hilft, Unklarheiten und Schwachstellen im Gründungsvorhaben aufzudecken. Wer seine Geschäftsidee in Worte und Zahlen fassen muss, dem zeigen sich eventuelle Probleme deutlicher als in Form einer reinen Idee. Dann können Lösungen bereits im Vorhinein gesucht und umgesetzt werden.
Stefan hat BWL studiert und längere Zeit im Einzelhandel im Verkauf von Solarzellen gearbeitet. Da er sich in seinem Job unterfordert fühlt, möchte er den Schritt in die Selbstständigkeit wagen. Er entwirft einen Businessplan für seine eigene Firma "Power Homeworld GmbH" um selbst in den Solarzellenvertrieb einzusteigen. Anhand seiner Studienkenntnisse und Berufserfahrungen kann er schnell errechnen, dass seine Geschäftsidee selbst bei einer eher pessimistischen Schätzung nach spätestens 2 Jahren schwarze Zahlen schreiben würde; zudem hat er viele Zulieferer- und Kundenkontakte. Ermutigt von den guten Aussichten, macht er sich mit seinem Businessplan auf die Suche nach Investoren, die das benötigte Startkapital bieten können.